Medio 2007 werd de gemeente Woerden benaderd door stichting Het Utrechts Landschap. Dit leidde al snel tot de oprichting van een werkgroep waarin naast deze twee partijen ook de Bouwloods Utrecht en enkele geïnteresseerde inwoners van Woerden zitting namen. In de daarop volgende periode werkte de werkgroep de mogelijkheden uit om de reconstructie van De Meern 1 na oplevering in Woerdens water in de vaart te nemen.
Vroeg in 2009 besloot deze werkgroep een onafhankelijke stichting op te richten. Directe aanleiding was dat de gemeente inmiddels van harte had ingestemd met het plan om Woerden de thuishaven van de reconstructie van de eikenhouten reconstructie te maken.
Vervolgens is op 13 mei 2009, op initiatief van de gemeente en stichting “Het Utrechts Landschap”, die onafhankelijke stichting onder de naam “Romeins Schip Woerden” (“stichting RSW”) opgericht. De statuten van stichting RSW vermelden het volgende doel:
- De exploitatie en het onderhoud van de reconstructie van het Romeinse vrachtschip “De Meern 1”, in de vaart genomen onder de naam “Per Mare ad Laurium”, dat eigendom is van stichting “Het Utrechts Landschap”.
Dit betekent in de praktijk dat de stichting cultuur-historische vaararrangementen
aanbiedt over de wateren van (groot) Woerden met als aandachtsgebieden:
- de Romeinse (en latere) geschiedenis van Woerden;
- de Oude Hollandse Waterlinie;
- de cultuur-historische en unieke landschappelijke aspecten van het westen van de provincie Utrecht.
Daarnaast is de stichting er als ‘goed huisvader’ voor verantwoordelijk dat het schip in goede staat van onderhoud blijft. De kosten die de stichting moet maken om haar taken correct uit te voeren, moeten worden gedekt uit de opbrengsten van de vaararrangementen die de stichting aan het publiek aanbiedt.
Voor de uitvoering van de vele verschillende taken doet de stichting een beroep op een groot aantal vrijwilligers. Er zijn geen betaalde krachten in dienst van de stichting.